Integração com a Amigo

Ao final deste artigo você sabe como a agenda da Amigo e a do Trion ficam iguais, o que cada lado pode fazer e o que fazer quando o Trion pede uma decisão sua.

O que é a integração com a Amigo

A Amigo é o sistema de agenda da sua clínica. O Trion é onde a sua equipe conversa com o paciente.

A integração liga os dois nos dois sentidos. O que é marcado na Amigo aparece no Trion. O que é marcado no Trion é enviado para a Amigo.

De tempos em tempos o Trion abre a agenda da Amigo e traz o que mudou. No sentido contrário, o envio é na hora: marcou no Trion, o Trion avisa a Amigo.

O que o Trion traz da Amigo

• os atendimentos marcados, com dia, hora, paciente, profissional e tipo de atendimento;
• a lista de profissionais da clínica;
• a lista de tipos de atendimento;
• a lista de unidades;
• a lista de convênios aceitos.

O que o Trion envia para a Amigo

• consulta nova, marcada pela tela de agendamento do Trion;
• cancelamento de uma consulta que o Trion conhece;
• confirmação do paciente e chegada ao balcão.

O que continua sendo feito na Amigo

Mudar o horário de uma consulta que já existe. Remarcar é a única ação que o Trion não faz sozinho, e isso é proposital: a Amigo não tem uma forma segura de trocar o horário de um atendimento, e a alternativa seria cancelar e criar de novo. Cancelar e criar de novo é arriscado, porque se a criação falhar o paciente fica sem horário nenhum. Então o Trion para, registra a divergência e deixa a remarcação para uma pessoa, dentro da Amigo.

observação

O Trion nunca adivinha. Quando fica em dúvida sobre quem é o paciente ou quem é o profissional, ele para e registra a dúvida em vez de escolher por conta própria. É isso que a tela de pendências resolve, explicada mais abaixo.

O que muda na clínica

A recepção para de olhar duas telas. O que está marcado na Amigo aparece no calendário do Trion, e o que a recepção marca no Trion chega na Amigo.

A ficha do paciente ganha histórico. Quem abre a conversa de um paciente vê quando ele esteve na clínica e quando volta.

Paciente novo vira contato sozinho. Quando a Amigo traz alguém que o Trion não conhecia, o Trion cria a ficha com nome e telefone. A ficha nasce marcada com a origem amigo, então dá para achar e contar quem entrou por aí.

Erro de cadastro fica visível. Quando dois cadastros têm o mesmo nome, o Trion avisa em vez de escolher um por conta própria.

Antes de começar

Você precisa de três coisas:

• um login do Trion com permissão de administrador;
• o endereço do servidor da Amigo da sua clínica;
• o token de acesso da Amigo, que a própria Amigo fornece.

aviso

O token é uma senha. Não mande por WhatsApp e não cole em conversa de grupo. Quem tem o token lê a agenda inteira da clínica.

Passo a passo

Passo 1: Abrir a tela de integrações

1. Clique no seu nome, no canto da tela.
2. Escolha Configurações.
3. Abra a aba Integrações.
4. Procure o cartão com o logotipo da Amigo.

Passo 2: Conectar

1. Clique em Conectar Amigo.
2. Cole o token no campo Token da API.
3. Clique em Testar antes de salvar para conferir antes de gravar.
4. Confirme.

O Trion guarda o token cifrado. Ele nunca volta para a tela depois de salvo.

Passo 3: Testar a conexão

1. Clique em Testar.
2. Espere a resposta.

dica

Se o teste falhar, a mensagem diz qual dos dois problemas aconteceu. "Autenticação necessária" quer dizer que o servidor está errado. "Sem permissão" quer dizer que o token está errado ou venceu.

Passo 4: Trazer o catálogo

1. Clique em Sincronizar referências.
2. Espere alguns minutos.

O Trion busca profissionais, tipos de atendimento, unidades e convênios. Quando o nome bate, ele liga os dois sozinho. Quando é parecido mas não igual, deixa a dúvida registrada. Quando não existe nada parecido, cria a ficha.

Passo 5: Deixar a agenda entrar

A partir daqui o Trion trabalha sozinho. Ele relê a agenda em três velocidades.

Período	Frequência da leitura
Ontem até daqui a uma semana	a cada 15 minutos
As semanas seguintes	a cada 2 horas
O restante do período	uma vez por dia

Os dias mais próximos são relidos mais vezes porque são os que mais mudam.

Passo 6: Resolver as pendências

Depois da primeira sincronização é normal aparecerem pendências. Elas ficam no mesmo cartão da Amigo, e a próxima seção explica o que são.

Conciliar pendências

Por que isso existe

A Amigo e o Trion são dois cadastros diferentes, preenchidos por pessoas diferentes, em momentos diferentes. Duas coisas que são a mesma nem sempre estão escritas do mesmo jeito.

A Amigo manda "Mariana Alves de Castro". No Trion existem duas fichas chamadas "Mariana Alves Castro", uma ativa e uma antiga. Não é o mesmo texto, e são três fichas para a mesma pessoa.

O Trion podia escolher uma por conta própria. Não escolhe, e essa é a decisão mais importante da integração: vincular a pessoa errada é pior do que esperar alguém decidir. Ligar a agenda de um médico à ficha antiga de outro coloca consulta na agenda errada, e ninguém percebe até o paciente chegar.

Então, quando fica em dúvida, o Trion para e registra a dúvida. Isso é uma pendência.

Para que serve

A pendência é uma pergunta esperando resposta. Enquanto ela estiver aberta, a agenda ligada a ela não entra no Trion.

Isso é intencional. Uma consulta que não entra é um buraco visível na agenda, e alguém vai perguntar. Uma consulta que entra no lugar errado é um erro invisível, que só aparece na hora do atendimento.

Quando o Trion levanta uma pendência

Situação	O que o Trion está perguntando
Dois cadastros com nome parecido	Qual das fichas é a pessoa que a Amigo está mandando?
Telefone que bate com mais de um contato	Qual desses contatos é o paciente? Famílias compartilham número.
Telefone que não bate com nenhum contato	Quem é esse paciente no Trion?
Atendimento parado por causa do profissional	Nenhuma. Esse some sozinho quando a pendência do profissional for resolvida.

Como resolver

1. Abra Configurações, aba Integrações, cartão da Amigo.
2. Procure a lista de Pendências.
3. Leia o nome que a Amigo mandou, no topo de cada item.
4. Escolha a ficha certa na lista ao lado. Fichas inativas aparecem marcadas como (inativo).
5. Clique em Vincular.

Para pendência de paciente, escreva o nome no campo de busca, clique em Buscar, escolha o contato e clique em Vincular.

A agenda ligada àquela pendência entra na leitura seguinte. Você não precisa fazer mais nada.

dica

Resolver uma pendência de profissional costuma liberar várias consultas de uma vez, porque todas as consultas daquele médico estavam esperando a mesma resposta.

Quando descartar

O botão Descartar existe para a pendência que não tem resposta certa: um cadastro de teste, um atendimento que a clínica sabe que não vale, um registro duplicado que ninguém vai usar.

Descartar não apaga nada da Amigo. Só tira a pergunta da lista.

aviso

Descartar uma pendência de verdade não resolve o problema, só esconde a pergunta. A consulta continua fora da agenda do Trion, e agora sem nada avisando.

Como saber que deu certo

Olhe o cartão de integrações, que mostra a data da última leitura e o número de pendências. Olhe o calendário, onde os compromissos vindos da Amigo aparecem marcados. Olhe a ficha do paciente, onde o histórico da Amigo aparece.

Ao lado do nome de cada profissional você vê um selo, com cinco estados.

Selo	O que significa
Sincronizado	O profissional está ligado à Amigo e a agenda dele entra normalmente.
Somente local	O profissional existe só no Trion. A Amigo não sabe dele.
Somente na Amigo	A Amigo conhece o profissional e o Trion ainda não tem ficha dele.
Conciliação pendente	O Trion achou mais de um candidato e quer que alguém decida.
Não agendável	A Amigo não publica grade de horários para esse profissional.

observação

"Não agendável" não é defeito do Trion. Quer dizer que a clínica ainda não liberou a grade desse profissional dentro da Amigo. A solução é liberar lá.

O que costuma dar errado

O que você vê	Por que acontece	O que fazer
Um profissional some da agenda do Trion	A clínica tem duas fichas com nome igual ou parecido, e o Trion não escolhe entre elas.	Resolva a pendência desse profissional. As consultas dele entram na leitura seguinte.
O número de pendências não baixa	Existem perguntas esperando resposta.	Abra a lista de pendências e responda uma a uma.
Um paciente não virou contato	O telefone dele bate com mais de um contato do Trion. Criar um terceiro pioraria a bagunça.	Resolva a pendência escolhendo o contato certo, ou junte os contatos duplicados antes.
O selo diz Não agendável	A grade desse profissional não está publicada na Amigo.	Publique a grade dentro da Amigo. O Trion revê isso toda madrugada, por volta das 2h20.
A conexão parou de ler	O token da Amigo venceu ou foi trocado.	Refaça o passo 2 com o token novo.
Um atendimento mudou na Amigo e não mudou no Trion	A leitura daquele período ainda não rodou.	Espere o intervalo da tabela do passo 5. Se passar muito disso, chame o suporte.
Você tentou mudar o horário no Trion e nada aconteceu na Amigo	Remarcar não é enviado, por segurança.	Mude o horário dentro da Amigo. A leitura seguinte traz a mudança para o Trion.